Эффективное управление строительными и инжиниринговыми проектами позволяет предприятию быть конкурентоспособным, правильно использовать свои ресурсы, дает возможность своевременно принимать решения, осуществлять контроль технико-экономических показателей, производить учет и снижение факторов риска.

Управлять строительным проектом проще, если разделить его на стадии – этапы и задачи.

Задача по проекту — это набор видов работ и запасов, объединенных единым процессом или показателем. Например, подготовка территории под строительный объект, строительство фундамента и т. д. Этап по проекту — группа задач объединенных едиными временными рамками или единым результатом.

В такой детализации удобно формировать плановые показатели по прибыльности и себестоимости, контролировать их выполнение, устанавливать временные рамки.

Если в компании планируется долгосрочный строительный проект, решите, как вы будете контролировать :

• себестоимость выполняемых работ;
• количество расходуемых материалов;
• сроки выполняемых работ;
• как и в какой форме будет осуществляться обмен информацией между ответственными лицами.

Предлагаемая методика дает возможность отслеживать количество выполненных работ, степень завершенности задач и проекта, проводить сравнение плановой и фактической сумм доходов и расходов.

Планирование затрат по строительному проекту и методика расчета процента выполнения проекта

Организация учета проектов начинается с определения общей структуры. Выделяются этапы и задачи, устанавливается их взаимосвязь и строки выполнения. Этапы и задачи проекта детализируются до конкретных материалов и работ, которые необходимы для реализации проекта. Для большей наглядности используется графический интерфейс (например, диаграмма Гантта).

На основании состава задач и этапов определяются плановые показатели дохода, затрат и прибыльности проекта.

Далее возникает целый ряд организационных и учетных вопросов, которые необходимо решить до начала работы с проектом. Одними из наиболее важных являются вопросы завершенности проекта и сохранения показателей прибыльности. Предлагаем несколько вариантов автоматизации определения процента выполнения задачи и проекта в целом.

 Способы автоматического расчета процента выполнения задач

• по себестоимости. Расчет процента выполненных работ берется из учета себестоимости использованных материалов или выполненных работ.
  Пример: Установка трех кондиционеров. Состав: кондиционеры, вспомогательные материалы, работы по установке кондиционеров. Себестоимость материалов — это их закупочная стоимость. Себестоимость работ — это зарплата специалистам и рабочим.
  

  Состав	Количество задачи	Количество материалов/ работ	Себестоимость, грн.
  Задача: Установка 3-х кондиционеров	3		33 000
  Номенклатура 1. Проектирование		1 (услуга)	1 000
  Номенклатура 2. Кондиционер		3 (шт.)	25 500
  Номенклатура 3. Услуга по монтажу		3 (часа)	1 500
  Номенклатура 4. Вспомогательные материалы		1 (комплект)	5

  
  На ДД.ММ.ГГГГ: произведено проектирование, установлено два кондиционера и использованы вспомогательные материалы, проведены работы по монтажу кондиционеров в размере двух рабочих часов. Фактическая стоимость работ и материалов совпадает с плановой и составляет: 1000 +25500/3*2+1500/3*2+5000 = 24000 грн.

  Расчет процента выполнения задачи:

  Фактическая себестоимость по выполн. работам /Себестоимость плановая*100%= 24000/33000*100%= 72,73 %

  Данный метод ориентирован на анализ затрат по проекту и эффективен когда фактические затраты соответствуют плановым

  
  

• по характеристическому показателю. Характеристический показатель (ХП)— вид работ или материал, который принимается за основной показатель для расчета процента выполнения задачи. По количеству выполнения этого вида работ или расхода материала будут рассчитываться показатели процента выполнения задачи.
  Пример: Установка трех кондиционеров. Состав: кондиционеры, вспомогательные материалы, работы по установке кондиционеров. Определим характеристическим показателем - услугу по монтажу кондиционера:
  

  Состав	Количество задачи	Количество материалов/ работ	ХП
  Задача: Установка 3-х кондиционеров	3
  Номенклатура 1. Проектирование		1 (услуга)
  Номенклатура 2. Кондиционер		3 (шт.)
  Номенклатура 3. Услуга по монтажу		3 (часа)	+
  Номенклатура 4. Вспомогательные материалы		1 (комплект)

  
  На ДД.ММ.ГГГГ : произведено проектирование, использовано два кондиционера и все вспомогательные материалы (в т.ч. Кондиционеры), проведены работы по монтажу двух кондиционеров. Расчет процента выполнения задачи:

  Кол-во выполненного ХП/кол-во ХП*100%=2/3*100%= 66,67 %

  В этом способе расчета важен результат работ. Определив характеристическим показателем «услугу по монтажу кондиционеров», мы принимаем решение, что работа будет считаться завершенной только при наличии установленного кондиционера.

• по суммарному количеству группы. Возможен расчет процента выполнения пропорционально суммарному количеству используемой в группе номенклатуры. Данный метод подходит для задач,которые состоят из однотипных материалов или работ, имеющих одну единицу измерения. Например: Используя данные предыдущего примера, выделим поставку основного оборудования в отдельную задачу. На этапе проектирования невозможно быть полностью уверенным в том, какие модели кондиционеров будут устанавливаться, но мы точно знаем, что это будут модели с определенными техническими характеристиками, и что их будет три штуки. Поэтому для задачи «Основные материалы» выбираем метод расчета по суммарному количеству группы . Остальные составляющие группируем в отдельную задачу, которую будем рассчитывать по методу себестоимости, который был рассмотрен выше.
  

  Состав	Количество задачи	Количество материалов/ работ	Себестоимость, грн.
  Задача 1. Основные материалы (расчет по суммарному количеству группы)	3
  Номенклатура 1.1. Кондиционер А.		1 (шт)
  Номенклатура 1.2. Кондиционер Б.		2 (шт.)
  Задача 2. Выполняемые работы (расчет по себестоимости)	2
  Номенклатура 2.1. Проектирование		1 (услуга)	1 000
  Номенклатура 2.2. Услуга по монтажу кондиционера		3 (часа)	15 00
  Номенклатура 2.3 Вспомогательные материалы		1 (комплект)	5 000

  
  На ДД.ММ.ГГГГ: Установлено два кондиционера. Расчет процента выполнения по задаче «Основные материалы»:

  Фактическое количество использованных в группе /Суммарное кол-во номенклатуры в группе *100%=2/3*100%= 66,67 %

  
  

У каждого из описанных методов есть свои плюсы и минусы. Так расчет по характеристическому показателю позволяет наиболее точно прогнозировать перерасход ресурсов, но при этом требует высокой квалификации персонала и глубокой проработки проекта. Расчет по себестоимости не позволяет прогноз перерасхода и более приблизителен, но наименее трудоемок. Расчет по суммарному количеству в группе — хорош для задач, качественный состав которых может меняться, но при этом количественные характеристики будут стабильны (это задачи по обзвону списка клиентов, закупке однотипного оборудования и тому подобное). Но наиболее важно понять, что больше подойдет для конкретного проекта или задачи в условиях работы вашей компании.

Способы расчета процента выполнения этапа/проекта

После расчета процента выполнения по задаче становится вопрос расчета процентов выполнения проекта в целом. Это возможно сделать следующим образом.

• среднеарифметический. Способ подходит для задач, которые делают одинаковый вклад в проект. Пример:
  

  Проект	Процент выполнения на ДД.ММ.ГГГГ
  Задача 1.	100 %
  Задача 2.	30 %
  Задача 3.	20 %

  Расчет : Процент проекта= (% по задаче 1+...+ % по задаче n)/n=(100%+30%+20%)/3=50 %

• по весовому коэффициенту. В случае если задачи имеют разное влияние на результат проекта, то можно указать долю (удельный вес) каждой задачи в проекте. Сумма по удельному весу задач должна быть равна 1. Пример:

  Проект	Процент выполнения на ДД.ММ.ГГГГ	Удельный вес задачи
  Задача 1.	100 %	0,2
  Задача 2.	30 %	0,5
  Задача 3.	20 %	0,3

  Процент проекта= (% по задаче1*удельный вес задачи1+...+ % по задаче n*удельный вес задачи n) =(100%*0,2+30%*0,5+20%*0,3)= 41 %.

  Этот метод подходит для трудно формализуемых проектов, в которых есть ряд задач, которые не могут быть оценены по математическим правилам. (Позвонить кому нибудь, получить разрешение у органов и тому подобное). Вполне вероятно, что «получить разрешение на строительство» — это 50% проекта.

• по времени. В основу расчета процента выполнения проекта можно взять временной фактор. Это один из наиболее объективных методов оценки. Поскольку дает ответ на вопросы: удастся ли уложиться в сроки и в бюджет.

  Пример :
  

  	Даты выполнения	Продолжительность	Процент выполнения на ДД.ММ.ГГГГ
  Проект	01.05.2017-31.05.2017	31
  Задача 1.	01.05.2017-10.05.2017	10	100 %
  Задача 2.	01.05.2017- 20.05.2017	20	30 %
  Задача 3.	20.05.2017-31.05.2017	11	20 %

  На ДД.ММ.ГГГГ процент выполнения проекта будет рассчитан следующим образом:

  Продолжительность задачи1 /Сумма дней по всем задачам* % выполнения задачи1+...+продолжительность задачи N/ Сумма дней по всем задачам* % выполнения задачи N=

  10/41*100%+20/41*30%+11/41*20%=44,39

  Можно рассчитать также фактическую скорость выполнения проекта Коэффициент показывает сколько процентов выполнения приходится на 1 день работы:

  Скорость = Процент выполнения проекта/Фактическая продолжительность

  И дает возможность спрогнозировать продолжительность проекта, а следовательно дату завершения:

  Количество дней до завершения = Скорость*(100-Процент выполнения проекта)

   

• ручной способ расчета. Это наиболее универсальный и в то же время наиболее субъективный метод, когда процент выполнения проекта определяется специалистом.

Вопрос управления проектами очень разносторонен. Для качественного управления проектами менеджеры проходят специальное обучение. Разработано много программ и методик работы по учету проектной деятельности предприятия.

В этой статье предложены методики автоматизации расчета процента завершенности проекта. Знание этой информации дает ответы на вопросы:

• соблюдены ли сроки проекта;
• какой текущий процент прибыльности проекта.