Прайс-лист

Материал из MediaWiki
Перейти к:навигация, поиск

К началу раздела


Информация для пользователя

Справочник Прайс лист может быть использован и как прайс лист поставщика и как прайс лист нашей фирмы. Прайс листы импортируются в программу. Они подлежат редактированию (актуализации данных) вручную или автоматически (обновление текущих элементов прайс листа с помощью импорта файла). Любой элемент прайс листа может быть перенесен в справочник Номенклатура как (с типом) ТМЦ, Услуга оказанная или Услуга полученная.
Справочник Прайс лист находится в подсистеме CRM.

Инструкция по заполнению

На верхней панели инструментов расположен стандартный набор кнопок:

  • Создать - создание нового элемента справочника;
  • Создать новую группу - создание папки;
  • Копировать - создание нового элемента справочника, с помощью копирования текущего;
  • Редактирование - изменение текущего элемента справочника;
  • Пометка на удаление - пометка на удаление элемента;
  • Геоточки
  • Печать - печать выделенных строк. Печатная форма имеет 2 варианта: Экспорт в табличный документ - при выборе этого варианта необходимо указать организацию (всплывающее окно при клике на текущий вариант), макет которой будет использован для печати прайс листа; Экспорт в файл для редактирования цен - табличная часть для редактирования цен прайс листа.
  • Показать файлы - просмотр/добавление/удаление прикрепленных к элементу справочника файлов;
  • Иерархический список - режим просмотра иерархический список;
  • Импорт - импорт прайс листа;
  • Перенести - перенос элементов прайс листа в справочник Номенклатура с выбранным типом;
  • Список - переключить режим просмотра в список;
  • Иерархический список - переключить режим просмотра в иерархический список;
  • Обновить - обновить список;
  • Установить группу - установить группу пользователей;
  • Wiki - инструкция;
  • Заполнить курс - форма установки курса валют для контрагента.

Импорт

Для того, чтобы начать работу со справочником Прайс лист, необходимо правильно системы. Для этого необходимо зайти в подсистему «Настройки и сервисы VCV» - «Настройки системы» - вкладка «Прайс лист». На вкладке находится три поля «Закупочная цена», «Розничная цена» и «Цена продаж», нажмите кнопку выбора (троеточие). Перед вами откроется справочник «Виды цен номенклатуры», в нем нужно выбрать соответствие.

Справочник Прайс лист Настройки системы.jpg

После проверки настроек необходимо вернутся в подсистему CRM и приступить к работе с прайс листом. Начнем работу с импорта файла

Справочник Прайс лист Импорт.jpg

При нажатии на кнопку «Импорт», откроется форма «Обработка загрузки файла».

Справочник Прайс лист Обработка загрузки файла.jpg

Поле «Поставщик», заполняется из справочника Контрагенты (обязательно для заполнения). Далее выбираем настройки. В случае, когда для поставщика еще ни разу не загружался прайс автоматически создаются стандартные настройки для всех типов файлов (.dbf, .xls/.xlsx/.ods, .txt ). При последующем выборе этого же поставщика автоматически будет подставлена последняя настройка по которой импортировался прайс-лист, при необходимости можно выбрать другую. Название настроек редактируется вручную.
Обратите внимание на поля «Валюта по умолчанию», «Ед.изм по умолчанию» и кнопку «Подставить вал.и ед. изм. по умолчанию». Эти поля необходимы в тех случаях, когда при загрузке файла обнаружатся пустые поля «Валюта» и «Единица измерения». По нажатию кнопки все пустые поля заполнятся выбранными вами валютой и единицей измерения по умолчанию.
Набор настроек редактируется в соответствии с файлом. Выбранный набор настроек необходимо открыть с помощью кнопки Открыть (лупа).

Справочник Прайс лист Сьандартный набор настроек.jpg

  • Наименование
  • Владелец (поставщик, для которого создается настройка)
  • Тип файла
  • Номер первой строки таблицы (только для файлов xls/xlsx/ods).
  • Номер последней строки таблицы (только для файлов xls/xlsx/ods).
  • Разделитель полей (только для файлов txt).
  • Перечень всех полей

Все поля стандартных настроек могут редактироваться, или можно создать собственный набор настроек, при этом необходимо знать следующее:

  • Поля «Номер первой строки таблицы», «Номер последней строки таблицы» обязательны для заполнения, если это файл с расширением xls, xlsx или dat. Поле «Разделитель полей» обязательно для заполнения, если создаются настройки для txt файла. В txt файле строки разделяются кнопкой Enter.
  • В поле «Колонка наименование или номер», могут быть указанны только цифры (для файла с расширением xls/xlsx/ods/txt). Для dbf файла имена задаются БОЛЬШИМИ ЛАТИНСКИМИ БУКВАМИ. Каждая цифра/наименование означает номер колонки в которой находится та или иная информация. Если колонка с наименованиями элементов находится в xl файле в колонке «C», в настройках необходимо добавить строку таблицы, в поле идентификатор - «Наименование», а в поле «Колонка (наименование или номер)» выбрать тип число(если создается новая настройка, а не редактируется уже существующая) и указать 3.Если в dbf файле колонка с штрих-кодами называется «BARCODE», то и в настройках вы должны указать идентичное наименование колонки напротив идентификатора штрих-код - BARCODE.
  • «Разрешить пустые значения в колонке». Рассмотрим пример на идентификаторе Закупочная цена. Если напротив этого идентификатора будет установлен флаг «Разрешить пустые значения в колонке», то если в файле в колонке Закупочная цена будут пустые значения, они так и запишутся в справочник пустыми. Если же флаг не установлен, а пустые значения в колонке есть — будет выдано значение об ошибке и строка добавлена не будет.
  • «Ключевое» и «Приоритет». Рассмотрим случай когда прайс лист уже был загружен. Если мы установим флаг в поле «Ключевое» напротив определенного идентификатора, то по этому идентификатору будут искаться такие же элементы в справочнике. К примеру пришел товар «Name» с артикулом «ARTICLE» и он уже есть в справочнике «Прайс лист». Если напротив идентификаторов наименование и артикул стоят флаги Ключевое, то при импорте не будет создаваться новый элемент, а перезапишется уже существующий. При этом информация по остальным полям будет взята в зависимости от приоритета. Т.е. Если напротив идентификатора Цена продаж стоит приоритет файл, то цена будет взята из файла, а на против идентификатора Рекомендованная розничная цена стоит приоритет справочник, то в эту колонку будут загружены цены справочника. Например в справочнике прайс лист есть элемент Наименование — Ауди, артикул — 123123 ,Валюта — грн, Единица измерения — шт , Цена Закупочная — 1235987, Цена продаж — 2365789. Загружаем прайс лист этого же поставщика. В загружаемом прайс листе так же есть элемент Наименование — Ауди, Артикул — 123123 ,Валюта — грн, Единица измерения — шт , Цена Закупочная — 1335987, Цена продаж — 1635987. Заметьте, что цена закупочная изменилась( т.е. поставщик отправил прайс с новой ценой) и изменилась Цена продаж. Но, нас цена продаж, которую предлагает поставщик не устраивает, мы хотим оставить цену, которая есть в справочнике, для этого необходимо задать все поля идентификаторы, указать правильные номера колонок, напротив идентификаторов наименование и артикул установить флаги «Ключевое», напротив идентификатора Цена продаж поставить приоритет справочник, а напротив остальных идентификаторов — файл.

РЕКОМЕНДУЕМ флаги Ключевое устанавливать напротив полей Наименование, Артикул и Штрих - код.

  • Количество полей в настройках и в файле должно совпадать. Т.е. если из файла загружаются только Наименования, Единица измерения, Валюта, и Цена закупочная, то в настройках должны быть указанны ТОЛЬКО эти идентификаторы.

Стандартный набор настроек для .xls/.xlsx/.ods файлов

Рассмотрим подробнее, что входит в стандартные настройки. Рассмотрим Стандартный набор настроек Xls для SAKATA. Этот набор настроек так же подходит и для файлов с расширением .xlsx или .ods.(Рис.4) В поле «Номер первой строки таблицы » стоит 1. Это значит, что информация в файле xls/xlsx/ods, которая должна быть перенесена в справочник «Прайс лист», должна начинаться с первой строки файла. «Номер последней строки таблицы» заполнен значением 1000 — это значит, что в справочник будет помещена информация только до 1000 строки. «Номер листа» 1 говорит о том, что информация будет взята из первой страницы файла. Далее рассмотрим таблицу. В первой строке указан идентификатор «Наименование», колонка 1 — это означает, что колонка с наименованиями должна быть первой (колонка A). Ключевыми полями (по которым будет осуществлен поиск, уже существующих элементов справочника), являются Наименование и Артикул, все данные будут взяты из файла. Попытаемся загрузить xl файл используя стандартные настройки. Файл такого вида(Рис.5):

5.jpg

Этот файл не загрузится по данным стандартным настройкам. Во-первых данные, которые должны загрузится начинаются со второй строки (в первой находятся названия колонок, а не данные), а заканчиваются на двадцатой. Во - вторых в файле 6 колонок, а в настройках 9 идентификаторов. Кроме того данные будут прочитаны не правильно, потому что в настройках указанно, что в первой колонке находятся имена элементов, а по факту в файле в первой колонке находятся артикулы, во второй вместо артикулов — цена, и т.д. Попытаемся загрузить этот файл по стандартным настройкам (Рис.6), чтобы посмотреть какие ошибки произойдут. После нажатия кнопки «Прочитать из файла» возникла ошибка(Рис.6)

6.jpg

Для того, чтобы загрузить этот файл необходимо, либо изменить настройки, либо же изменить сам файл. Ошибка возникла, потому что колонка «Описание», должна стоять девятой, а в нашем файле она 5. Создадим правильные настройки для этого файла(Рис.7).

7.jpg

Рассмотрим подробнее. Во-первых изменились номера колонок, они соответствуют таким как в файле. Во-вторых номер первой строки таблицы — 2. Т.к. В первой строке находятся просто наименование колонок, а эти данные нас не интересуют, нам необходимо указать строку с которой начинается информация, необходимая для справочника. Номер последней строки таблицы — 20. Иначе будет возникать ошибка пустых полей. Номер листа не изменился — 1. Далее проверим, есть ли необходимая единица измерения и валюта для этого файла.

8.jpg

Откроем справочник «Классификатор единиц измерения»(Рис.8), необходимая единица измерения присутствует. Обратите внимание, что и в файле и в справочнике единица измерения «шт.» с точкой, если в справочнике будет «шт», а в файле «шт.» возникнет ошибка. Проверим существует ли в справочнике «Валюты» необходимый нам элемент(Рис.9).

9.jpg

Элемента «USD» не обнаружилось, по-этому нажав кнопку «Подбор из классификатора» мы подобрали элемент «Доллар США». Теперь можно попробовать загрузить наш файл. 10.jpg

После нажатия кнопки «Прочитать», в табличной части появятся данные из файла(Рис.10). Их можно корректировать, удалять и т.д. После того, как все манипуляции в табличной части завершены, нажмите кнопку «Импортировать в прайс лист». Возникнет вопрос, связанный с тем, что не указанна группа, в которую, для удобства, импортируется файл(Рис.11). Т.к. Группа не указанна, то файл импортируется в корень справочника.

11.jpg

Нажмите кнопку «Да» и файл импортируется в справочник. После завершения импорта файла, справа, возникнет сообщение о завершении. Рассмотрим стандартный набор настроек для dbf файла(Рис.12).

12.jpg

Стандартный набор настроек для dbf файла отличается от стандартных настроек для xls/xlsx/ods файла тем, что не нужно указывать номер начальной строки, номер последней строки и номер листа. Колонки задаются большими латинскими буквами. Имя dbf файла должно состоять только из латинских букв и не превышать 8 символов.


Стандартный набор настроек для dbf файла

13.jpg

Этот файл не подходит под стандартные настройки. Колонка с артикулами называется ART, когда в стандартных настройках она называется ARTICLE. Цена продаж указанна так же как в стандартных настройках RETAIL_PR, валюта CUR, вместо CURRENCY, наименование указанно правильно, описание — DESCR, вместо DESCRIPTION. Цена закупочная — ZAK, рекомендованная розничная цена — RECOM, а единицы измерения — ED. Кроме того, в файле отсутствуют поля: описание и штрих код. Обратите внимание, что в колонке с рекомендованными ценами, некоторые цены отсутствуют. Создадим правильные настройки для этого файла(Рис.14).

14.jpg

При создании идентификаторов необходимо задавать наименование или номер колонки, для этого нажимаем на кнопку выбора (троеточие) в поле «Колонка(наименование или номер)» и выбираем нужный тип (напомним, что для dbf файла — это строка, а для xl и txt — число). Нажимаем «ОК» и пишем в строке необходимое название. Тип необходимо выбирать при создании каждого нового идентификатора(т.е. в каждой строке табличной части).

15.jpg

Мы задали 7 полей-идентификаторов (только тех, которые присутствуют в файле). И поставили флаг «Разрешить пустые значения» в строке с идентификатором Рекомендованная розничная цена. Импортируем этот файл(Рис.16).

16.jpg

В справочнике «Прайс лист» работает « Поиск ». Искать информацию можно по штрих-коду, артикулу, наименованию, поставщику и единице измерения. Для этого в строке поиска введите необходимую информацию и нажмите клавишу Enter либо кнопку « Поиск », для очистки поиска необходимо нажать кнопку очистки, либо удалить искомую фразу и нажать клавишу Enter (Рис 17).

17.jpg


Стандартный набор настроек для txt файла

Рассмотрим стандартный набор настроек для txt файла(Рис.18).

18.jpg

Файл формата txt должен быть сохранен с кодировкой UTF-8. Приведем пример файла для импорта(Рис.19) Есть ряд отличий от стандартных настроек для xls/xlsx файлов.

19.jpg

В примере видно, что в файле не присутствуют названия самих столбцов, т.к. в этом формате считывание происходит от начала файла до его конца, и у нас нет возможности задать строку начала и строку конца таблицы данных. Также стоит обратить внимание на Разделитель полей — каждая ячейка в строке разделяется «;» кроме последней ячейки в строке (в примере это столбец с валютой) . Если ячейка пустая и в ней нет данных — оставляем разделитель. Считывание столбцов происходит также, как и в других форматах импорта: слева на право . В примере видно, что в файле может быть больше количество столбцов чем нам необходимо импортировать, соответственно в Наборе настроек нужно указать номера только тех столбцов, которые необходимы.


Перенести в номенклатуру

При необходимости, элементы справочника «Прайс лист» можно скопировать в справочник «Номенклатура». При этом создадутся элементы с типом «Запас», если необходимо создать элементы с типом «Услуга», нажмите кнопку «Перенести в номенклатуру с типом «Услуга». Элементы можно копировать по одному, сразу несколько или перенести целую группу элементов. При копировании всей группы из справочника «Прайс лист», в справочнике «Номенклатура» автоматически создастся идентичная группа со всеми элементами. При копировании, у элементов справочника «Прайс лист» автоматически заполнятся поля «Номенклатура». Элементы прайс листа, у которых поле номенклатура не заполнено, выделены розовым цветом. Стоит отметить, что одной номенклатуре может соответствовать несколько позиций в прайсе от разных поставщиков.

20.jpg

Для того, чтобы скопировать элемент необходимо его выделить и «перетянуть» на поле «Справочник «Номенклатура»». Таким образом номенклатура попадает в корневую папку. Если у Вас уже созданы папки и номенклатуру нужно поместить в конкретную папку — тогда необходимо «перетянуть» ее на поле с названием папки, при этом сама папка должна быть закрытой. После этого программа выдаст запрос «Выберите счет учета, который будет установлен для номенклатуры». Открывается форма выбора «План счетов для бухгалтерского учета». После выбора счета позиция перенеслась в справочник «Номенклатура».(Рис.21)

21.jpg

Рассмотрим созданный элемент в справочнике «Номенклатура».(Рис.22)

22.jpg

Тип созданного элемента — Запас, Единица измерения, такая же как и в элементе справочника «Прайс лист», Группа — папка в которую помещена номенклатура. Все остальные поля заполнены значениями по умолчанию. Если перейдем в Цены номенклатуры (Рис.23), то увидим, что они тоже создались из справочника «Прайс лист». В данном примере штрих-кода у элемента номенклатуры не будет, т.к. его нет у элемента справочника «Прайс лист».

23.jpg

24.jpg

Рассмотрим элемент справочника «Прайс лист».

Если у элемента справочника «Прайс лист» есть ссылка на номенклатуру, то при изменении каких — либо полей этого элемента, они так же автоматически будут меняться у элемента номенклатуры. Для примера добавим штрих код и изменим единицу измерения в элементе прайс листа (Рис.26).

26.jpg

Посмотрим, что произошло в элементе номенклатуры, на который, у измененного элемента прайс листа, есть ссылка

27.jpg

У элемента номенклатуры добавилась еще одна единица измерения с коэффициентом единица. Здесь нужно поменять коэффициенты, в зависимости от необходимости. Так же добавился штрих код (Рис. 28).

28.jpg

Если поменять штрих-код у элемента справочника «Прайс лист», то в элементе номенклатуры существующий штрих код не поменяется, а добавится новый (если такого штрих-кода нет у другого элемента) (Рис.29).

29.jpg

Попытаемся другому элементу прайс листа задать штрих — код 11111(Рис.30)

30.jpg

Если установлен флаг «Вести учет номенклатуры в различных единицах измерения», то единица измерения у штрих-кода номенклатуры и у цен номенклатуры, будет заполняться той, у которой коэффициент — единица. Поменяем все цены у элемента, для которого мы создали идентичную номенклатуру на 100 (Рис.31).

31.jpg

Посмотрим, что произошло с ценами элемента номенклатуры(Рис.31), ссылка на который стоит в этом элементе(Рис.32).

32.jpg

Перенести в номенклатуру с типом «Услуга»

Принцип работы и результат работы такой же как и у «Перенести номенклатуру», с единственным отличием — тип номенклатуры у нового элемента будет не «Запас», а «Услуга»(Рис.33).

33.jpg

Если у элемента справочника «Прайс лист» есть ссылка на элемент справочника «Номенклатура» с типом «Запас», то при нажатии на кнопку «Перенести в номенклатуру с типом «Услуга»» можно перетащить этот элемент, при этом в нем изменится тип на «Услуга».


Перенести из номенклатуры

При нажатии на кнопку «Перенести из номенклатуры» откроется форма для копирования элементов справочника «Номенклатура» в справочник «Прайс лист». Проделывать такую процедуру можно не со всеми элементами справочника «Номенклатура», а только с теми, у которых атрибут Организация - «Наша фирма» или тип номенклатуры - «Услуга». При «перетаскивании» элемента номенклатуры, или группы, в справочнике «Прайс лист», создастся аналогичный элемент, или группа со всеми подчиненными элементами данной группы соответственно. Розовый фон установлен для элементов справочника «Прайс лист», которые не имеют ссылки на элемент справочника «Номенклатура».

34.jpg





Схема Ном Прайс.png

Обучающее видео

Обучающее видео по справочнику Прайс-лист можно посмотреть по ссылке.



К началу раздела