Спецификация к договору
Содержание
Информация для пользователя
Спецификация к договору — это документ, который предназначен для внесения плановых данных по проектным договорам. Документ содержит информацию о структуре проекта: этапы и задачи, их количество, планируемые себестоимость и доход. Также в документе отражен номенклатурный состав договора:
- материалы, которые необходимо использовать;
- работы, которые необходимо выполнить;
- услуги субподрядчиков.
Документ Спецификация к договору находится в подсистеме Проекты.
Инструкция по заполнению
Если предприятие использует Подсистему CRM, то ввод документа можно сделать в составе цепочки: Обращение-Коммерческое предложения (статус «Приложение к договору»)-Спецификация к договору. При этом данные Спецификации к договору заполняются на основании данных Коммерческого предложения, статус Обращения автоматически меняется на «Заключен договор». После проведения Спецификации к договору Коммерческие предложения, входящие в состав Обращения покупателя, становятся недоступными для редактирования.
Документ Спецификация к договору можно создать и без использования цепочки документов Подсистемы CRM. В этом случае заполнение табличной части будет осуществляться вручную.
Документ Спецификация к договору состоит из двух групп :
- Исходные данные по проекту - содержит общую информацию по Проекту;
- Расчет — плановые данные по доходности и себестоимости проекта.
Заполнение группы Исходные данные:
- поля «Номер», «Дата» присваиваются системой;
- «Организация», «Подразделение», «Направление деятельности» заполняются системой автоматически на основании данных Пользователя Настройки пользователя/Настройки документов;
- в поле «Контрагент» выбираем организацию, с которой заключается договор - элемент справочника «Контрагенты». Договор Контрагента создается автоматически при проведении документа и прописывается в поле «Договор».
- поле «Ответственный» - руководитель проекта. Заполняется на основании документа Коммерческое предложение, если использовалось создание «на основании». Возможно ручное заполнение поля элементом справочника «Сотрудники»;
- поле «Менеджер» - сотрудник, на зарплату которого начисляются бонусы за заключение договора. Поле доступно после включения функциональной опции в Настройках и сервисах ВСВ - Настройки системы - Продажи - Вести учет в разрезе менеджеров продаж.
- поле «Обращение покупателя» заполняется документом-основанием;
- поле «Проект» заполняется вручную из справочника «Проекты»;
- поля «Валюта» и «Курс» - это валюта договора и курс на дату документа. При изменении валюты происходит пересчет табличных частей на вкладке «Расчет».
- поле «Статус»- текущий статус договора. Возможные статусы документа:
- «Заключен» - автоматически ставится при сохранении Документа;
- «Выполнен» - устанавливается Пользователем после закрытия договора;
- «Заморожен»- если временно работы по договору не ведутся;
- «Расторгнут» - при прекращении работы по данному договору.
Если установить флажок «сумма договора фиксирована», то при закрытии договора: проведении документа Промежуточный акт выполненных работ с установленным флажком «закрытие»; будет начислен доход, равный плановому доходу по документу Спецификация к договору, независимо от факта выполненных работ.
Заполнение группы Расчет
Группа Расчет содержит две верхние табличные части «Этап/Проект» и «Задачи» и нижнюю табличную часть «Материалы».
При создании Спецификации к договору на основании Обращения покупателя нижняя табличная часть заполняется из номенклатурного состава документа Коммерческое предложение, в противном случае (создании Спецификации как самостоятельного документа) — она будет пустая.
Если в КП были позиции прайс листа без привязки к номенклатуре, тогда в Спецификации эти позиции будут подсвечены желтым цветом, если в КП были позиции, внесенные вручную - в Спецификации они будут подсвечены розовым цветом. В этих случаях проведение документа будет недоступно.
Далее необходимо заполнить табличные части «Этап/Проект» и «Задачи»:
- Проект подставится автоматически на основании группы Исходные данные;
- С помощью кнопки Добавить из соответствующих справочников выбираем этапы и задачи для данного проекта;
- Для Проекта/Этапа/Задачи назначаем Способы расчета выполнения задач и проектов( см. Рекомендации по проектам)
- Выполняем привязку номенклатурного состава к каждой задаче:
- В случае использования Спецификации в связке с Подсистемой CRM - Обращение покупателя и Коммерческое предложение - становимся на строку в нижней табличной части Материалы в колонке «Задача» и выбираем задачу по проекту, также для группового назначения задачи можно воспользоваться кнопкой Установить задачу.
- В случае использования Спецификации как самостоятельного документа - необходимо установить флаг Включить отбор по задачам, после этого в табличной части Задачи выделить задачу и в нижней табличной части Материалы с помощью кнопок Добавить, Подбор по номенклатуре наполнить задачу номенклатурными позициями.
Примечание: если способ расчета процента выполнения задачи по ХП - в нижней табличной части добавится столбец, в котором нужно указать, какая позиция номенклатуры в этой задаче является характеристическим показателем.
Табличная часть Задачи:
- Колонки «Задачи» и «Сумма» задачи — это плановый доход договора. Она заполняется как итоговая сумма сумм продаж номенклатуры, привязанной к данной задаче.
- Заполнение колонки «Количество» зависит от Способа расчета % выполнения задачи:
- По себестоимости - заполняется вручную,
- По характеристическому показателю - берется значение из нижней табличной части «Материалы», равное количеству номенклатуры с флагом ХП,
- По группе - суммарное количество номенклатуры по задаче.
- Колонка «Цена» заполняется автоматически расчетным путем Цена=Сумма/Количество.
Табличная часть Материалы:
- кнопка Добавить - добавляет пустую строку в тч Материалы. С помощью кнопки многоточия в поле Номенклатура можно выбрать одну позицию из справочника Номенклатуры;
- кнопка Подбор по номенклатуре открывает форму подбора номенклатуры из справочника Номенклатура.
- кнопка Пересчитать в цены с НДС - увеличивает цены всех позиций на указанный Вами процент.
- кнопка Установить задачу - групповое назначение задачи (всем выделенным позициям можно назначить одну задачу).
- поля нижней табличной части «Материалы» «Сумма учета» - это плановая себестоимость проекта.
В документе также можно заполнить процент скидки, который равномерно распределится между доходом по задачам и номенклатурой. После табличной части информативно выводятся итоговые данные по документу: рентабельность, наценка, себестоимость, общая сумма продажи, сумма продажи со скидкой.
Для просмотра данных проекта используются отчеты подсистемы Проекты:
Документ участвует в связанных цепочках
Технические характеристики
Документ находится в Подсистеме Проекты
Для возможности работы с документом:
Общие настройки: Настройки системы/Опции/Подсистемы/Использовать Проекты;
Настройки по пользователю: роль: Администратор (доступ без ограничений), Собственник (просмотр), Финансовый директор/Бухгалтер/Проектный менеджер/Руководитель отдела продаж (полный доступ, кроме удаления).
Список хозяйственных операций и регистров
Обучающее видео
Обучающее видео по документу Спецификация к договору
